Jak organizować pracę własną?

Przyznaje się bez bicia - nie jest osobą spontaniczną. Nie podejmuję decyzji o wakacjach z dnia na dzień, nie wychodzę za mąż po miesiącu znajomości, nie jadę na drugi koniec Polski, bo okazało się że znajomy ma akurat od jutra wolną chatkę na Mazurach. Lubię mieć wszystko pod kontrolą. Zaplanowane na kilka dni do przodu. I to właśnie ratuje mi życie w pracy. Oczywiście podczas planowania trzeba być elastycznym i mieć świadomość, że plany mają to do siebie, że się zmieniają. Układanie zadań i harmonogramu mimo to nie jest czasem straconym. Dzięki temu wiesz co pozostało do zrobienia, możesz nadać odpowiednie priorytety i przygotować się na ewentualne asapy, które zawsze się zdarzają. Przede wszystkim jednak dzięki planowaniu o niczym nie zapomnisz.

Jeśli nie masz wystarczających danych, aby zaplanować sobie nadchodzący tydzień pracy, postaraj się zaplanować chociaż najbliższy dzień lub 2. Nigdy nie rób tego rano, zawsze spisuj zadania do wykonania na koniec dnia.

Nie pozwól na to, aby nagły asap wyrwał Cię z aktualnego zadania. Skończ to co robisz obecnie, a potem zastanów się co możesz przesunąć, aby wcisnąć to pilne zadanie. W końcu większość asapów i tak jest udawana ;)

To samo tyczy się e-maili i telefonów od klientów. Jeśli jesteś na spotkaniu albo w środku pisania skomplikowanej specyfikacji, nie porzucaj jej tylko dlatego, że dostałeś e-mail bądź dzwoni twój smartfon. E-mail nie zając nie ucieknie, a do klienta zawsze można oddzwonić za 10 min.

źródło: https://www.facebook.com/klauzuladobregosmaku?fref=photo

Kartka i długopis są pożytecznymi narzędziami, jednak mają to do siebie, że lubią się zgubić. Nie zawsze nosisz je także przy sobie. Ponadto, jeśli sam o niej zapomnisz, zadania przepadły. Dlatego jestem zwolenniczką korzystania z aplikacji typu trello lub todoist. Do organizacji pracy własnej polecam szczególnie tą drugą. Dzięki wersji na smartfona i deskop nasze zadania wiszą w wirtualnej przestrzeni i mamy do nich dostęp z każdego miejsca. Wyposażona w podział na projekty, opcje nadawania priorytetów i ustawiania powiadomień, idealnie sprawdza się na co dzień. Nie tylko w pracy ;)

Zadania, zadaniami, ale co ze terminami spotkań, płatności czy deadlinów? Tutaj todoist niekoniecznie się sprawdzi, zwłaszcza jeśli jest to coś cyklicznego. Idealnymi rozwiązaniem będzie za to kalendarz Google. Dzięki rozbudowanym danym do wydarzenia (tytuł, zakres dat, lokalizacja, notatki, załączniki, status) oraz funkcją takimi jak współdzielenie i przypomnienia, Google Calendar jest podstawowym narzędziem mojej pracy.


Podsumowując: grunt to dobry plan, bycie elastycznym i nie porzucanie zadania w środku jego wykonywania.