Blog o zarządzaniu projektami w IT

4 zasady, których powinieneś przestrzegać pracując z programistą

10:17

Programiści to dość specyficzna grupa zawodowa. Krążą legendy, iż niewiele mówią i cały dzień spędzają przed komputerem w słuchawkach na uszach. Do tego, jeśli już otworzą usta, to wypływają z nich słowa, które ciężko zrozumieć. Tak, zdarzają się takie przypadki. A nawet jeśli spotkasz na swojej drodze bardziej towarzyskiego developera, nie znaczy to, że praca z nim będzie łatwiejsza. Oto 4 zasady, które zapewnią Ci dobre relacje i efekty pracy.

1. Nigdy, ale to nigdy nie nazywaj go/jej INFORMATYKIEM.

Informatycy na tym świecie chodzili jakieś kilkadziesiąt lat temu, kiedy na polibudy wszedł kierunek o tej śmiesznej nazwie. Tym mianem określają swoich wnuków babcie, którym ciężko wytłumaczyć, że ich praca nie polega na składaniu komputera z części. Więc jeśli nie chcesz wywołać ironicznego uśmiechu na twarzy kolegi, który mówi nie więcej jak "aha, widzę, że znasz się na branży", to lepiej unikaj tego słowa.

2. Nie ufaj programiście.

Niby bez zaufania wśród pracowników ciężko o dobrą współpracę, ale uwierz mi, że w tym przypadku brak zaufania to najlepsze co możesz zrobić dla projektu. Dlaczego? Bo u nich ZAWSZE DZIAŁA, u Ciebie i u klienta już niekoniecznie. Bo zapominają i gubią poprawki, które zleciłeś. Bo co 2 głowy to nie jedna, a co 2 razy sprawdzone ma 2 razy mniej błędów. A lepiej żebyś wyłapał je Ty, a nie klient.

3. Nie forwarduj maili

O tym pisałam już nie raz - twoja praca nie polega na przekazywaniu informacji, tylko na ich filtrowaniu, doprecyzowaniu i przetwarzaniu. To Ty odpowiadasz za kontakt z klientem, więc staraj się, aby informacja, którą otrzymuje programista była jak najbardziej konkretna i dostosowana do niego. Jesteś bowiem poniekąd tłumaczem - musi potrafisz przełożyć język programisty na język klienta i odwrotnie.

4. Jeśli to możliwe, nie przeszkadzaj mu w pracy

Kodowanie czy wdrażanie wymaga dużego skupienia. Wystarczy bowiem pominąć jeden znak, aby kod nie zadziałał. Więc im bardziej go rozpraszasz pobocznymi tematami, tym większe szanse na jego popełnienie. Staraj się zapewnić swoim ludziom jak najbardziej komfortowe warunki pracy, a jej wynik będzie lepszy ;)

obsługa klienta

Z klientem na TY

10:23

Do tego, że do wszystkich współpracowników niezależnie od stanowiska i wieku zwracamy się na "Ty" chyba przywykł już każdy. Niewiele firm wyłamuje się z tej konwencji. W większości przypadków ma to same plusy. Jak jednak ta sama sytuacja wygląda w relacjach klient - agencja?

W swojej karierze pracowałam z różnymi klientami. Od właścicieli niewielkich przedsiębiorstw po poważnych członków zarządu duży spółek. Byli to ludzie zarówno w moim wieku jak i kilkanaście czy kilkadziesiąt lat starsi. Przy bardzo zagęszczonych kontaktach - codzienne telefony, kilka lub kilkanaście maili dziennie, chcąc czy nie chcąc nawiązujemy relację. W zależności od charakteru działalności i sposobu bycia danej osoby są one bliższe bądź zdystansowane. Nieraz wręcz prosi się, aby zaproponować przejście na "Ty". "Paniowanie" sobie wydaje się przesadne i sztuczne. Czy jednak rzeczywiście?

Nigdy nie proponuj przejścia na "Ty"

Są klienci, do których pałasz sympatią. Może nawet przypadkowo w którejś z rozmów zwróciłeś się do niego/niej po imieniu. Mimo wszystko nigdy nie powinieneś inicjować zmiany formy zwracania się do siebie. Jeśli już do tego dojdzie, powinno to wyjść od strony klienta.

Dlaczego? Wyobraź sobie, że idziesz do banku, podchodzisz do okienka, a kasjerka zwraca się do Ciebie na "Ty". Nie jest to miłe, prawda? Nigdy nie podaliście sobie ręki, nie piliście razem wódki, a ona zwraca się do Ciebie niemalże po imieniu.

Zwrot "per Pan/Pani" ma taką magiczną moc: pokazuje, że traktujesz kogoś poważnie, że go szanujesz. A w końcu chcesz, aby Twój klient tak właśnie się czuł.

Stało się, co teraz?

Pani Magda zaproponowała Ci, abyście zwracali się do siebie po imieniu. No trudno, nie możesz odmówić, bo tym samym ona poczuje się odtrącona. Musisz jednak sobie z tym jakoś poradzić. Jeśli będziesz się trzymać poniższych zasad, wszystko powinno być ok.

W wiadomościach używaj wołacza, formalnego powitania i pożegnania.

Niestety wiele ludzi po przejściu na "Ty" zaczyna pisać automatycznie "Hej", "Całuję", "Ściskam serdecznie", "Madziu". Pamiętaj, to że nie paniujecie sobie nawzajem nie znaczy, że jesteście koleżankami. Jeśli klient to robi, Ty trzymaj się swojej formy. Po kilku wiadomościach powinien zrozumieć.
Formułuj pełne zdania i argumenty.

Nadal bądź rzeczowy. Nie przyjmuj i nie wystosowuj argumentów "Madziu, wiesz jak jest. Niestety nie zdążymy dzisiaj. Bardzo Cię przepraszam."
Zachowaj formalne środki komunikacji.

Trzymaj się maili i telefonów. Nie pisz smsów, nie nawiązuj znajomości na Facebooku (co najwyżej Linkedin), nie pisz na messangerze. No chyba, że chcesz, aby w sobotę o godz. 22.00 klientka pisała do Ciebie na Facebooku, że filmik na stronie nie działa.
Nie dopuść do zacieśnienia więzi jeszcze bardziej.

Nie pozwól by wasze firmowe spotkania zamieniły się w plotkarskie wieczorki. Przynajmniej do czasu zakończenia projektu.

Dlaczego to takie ważne?

Kiedy skrócisz dystans będzie Ci trudniej:

- odmówić,

- upomnieć się o niezapłacona fakturę,

- policzyć klienta za dodatkowe prace, które nie były w ustaleniach,

- sztywno trzymać się wytycznych.

Za to klientowi będzie łatwiej:

- wyciągnąć rabat (działa tak jak: No ze mną się nie napijesz?)

- wcisnąć Ci piąty raz kit, dlaczego nie zapłacił w terminie i uprosić o niezaprzestawanie prac, bo przecież mnie znasz i wiesz, że bym Ci tego nie zrobił,

- migać się od odpowiedzi,

- zawracać Ci głowę poza godzinami pracy (dla kolegi nie znajdzie chwili?).

Oczywiście wszystkie te zasady i rady, kończą się wraz z końcem projektu. Nikt nie broni uczcić sukcesu małym piwkiem ;)

obsługa klienta

6 rad, dzięki którym zwiększysz szansę na wybranie twojej oferty

12:24

Każdy mający poniekąd styczność z procesem sprzedaży zadaje sobie pytanie: co decyduje, że klienci wybierają tą, a nie inną ofertę oraz co mogę zrobić, aby zwiększyć swoje szanse na wygraną. Tak na wygraną, bo ofertowanie to wieczny konkurs. I wbrew pozorom nie liczą się tylko cyferki.

1. Kto pierwszy, ten lepszy

Czas reakcji na zapytanie to jeden z kluczowych czynników. Im dłużej zwlekasz z odpowiedzią, tym więcej ofert klient zdąży zobaczyć i tym bardziej zaczyna myśleć, że wcale Ci na nim nie zależy. Z resztą, jeśli na zapytanie ofertowe odpowiadasz 2 dni, to dlaczego ma myśleć, że po nawiązaniu współpracy będzie inaczej? Pamiętaj: Czas to pieniądz.

2. Talk to me!

Dostajesz najlepszy, najbardziej szczegółowy brief jaki widziałeś od lat. Naprawdę nic więcej Ci nie potrzeba do wycenienia projektu. Co zatem robisz? Zabierasz się do tworzenia oferty, którą następnie wysyłasz w odpowiedzi. Błąd. Dlaczego?

Pominąłeś jedną z najważniejszych części - budowanie relacji. Klient, z którym zbudujesz relację przed dostarczeniem tabelki z kosztami, będzie dużo bardziej skłonny do skorzystania z twojej propozycji. Wystarczy, że dopytasz o jakiś szczegół (mailowo czy telefonicznie), pożyczysz miłego dnia czy zapewnisz o terminie, w którym dostarczysz ofertę. Po prostu pozwól mu siebie polubić! ;-)

3. Człowiek kupuje oczami

Osobiście strasznie nie lubię chodzić do lumpeksów. I nie chodzi o to, że brzydzę się tych rzeczy czy po prostu się wstydzę. Wręcz przeciwnie! Zazdroszczę koleżanką, które potrafią znaleźć coś w tym bałaganie, a wiem że często ukryte są tam niezłe skarby. Ja po prostu muszę mieć wszystko poukładane wg od razu widocznego schematu, podane w przejrzysty, atrakcyjny sposób. Inaczej się irytuję i wychodzę.

To samo tyczy się tworzonych ofert. Dobrze przygotowany wizualnie szablon naprawdę wiele może zdziałać. I nie chodzi o zarzucanie klienta pięknymi realizacjami (skoro wysłał do nas zapytanie na pewno zapoznał się z nimi na naszej stronie internetowej) czy stronami z logotypami naszych partnerów (dla McDonalda drukowaliśmy ulotki, ale wrzućmy ich wielkie logo na środek!).

Grunt to czysty layout, z czytelnymi, atrakcyjnymi fontami i informacjami, które mogą zaważyć na wyborze, jak:

- sposób prowadzenia projektu,
- model rozliczeń,
- czytelna wycena z uwzględnieniem wszystkich przesłanych wymagań i podziałem na poszczególne elementy,
- możliwe terminy realizacji,
- wymienienie technologii, które zostaną użyte (w ludzkim języku),
- ewentualnych inspiracji czy pomysłów na realizację projektu.

4. Walcz!

Tak jak pisałam w poprzednim poście, klienci mają to do siebie, że po wysłaniu oferty milczą. Musisz przerwać to milczenie i zmusić ich do mówienia. Dzwoń, pisz, dopytuj o termin wyboru wykonawcy. Pokaż, że Ci zależy. Daj się zapamiętać.

Zachowaj jednak w tym wszystkim umiar. Nie bądź nachalny.

5. A da się coś taniej?

Jeśli padło to pytanie, znaczy, że poprzednie 3 rzeczy zadziałały. Zainteresowałeś bowiem klienta swoją ofertą, jedyne co go hamuje to cena. Twoja w tym rola, żeby to zmienić. Rozwiązanie są 2:
- spuszczasz z całości kilka procent (nawet 5% w większości działa)

LUB

- pokazujesz jak można zredukować koszty (np. rezygnując z niektórych funkcji, elementów wyceny, np. zamiast 3 propozycji strony głównej 2, czy zastępując niektóre rozwiązania nieco prostszymi, mniej rozbudowanymi).

Grunt to być elastycznym ;-)
LUB
- pokazujesz jak można zredukować koszty (np. rezygnując z niektórych funkcji, elementów wyceny, np. zamiast 3 propozycji strony głównej 2, czy zastępując niektóre rozwiązania nieco prostszymi, mniej rozbudowanymi).

Grunt to być elastycznym ;-)

6. Ostatnia prosta.

Udało się! Klient powiedział, że się zgadza. Nie pozwól mu więc zbyt dług czekać na dokończenie formalności. Przygotuj umowę i wstępny plan działania - poinformuj o kolejnych krokach. Mając na tym przy uwadzę pkt 1.

antykultura biznesu

Antykultura biznesu [cz.1] - zmowa milczenia

10:26

Jeśli pracujesz w sektorze B2B i miałeś okazję uczestniczyć w procesie pozyskiwania klienta na pewno zrozumiesz ten tekst. Jeśli sam jesteś przedsiębiorcą, nawet lepiej. Być może dzięki niemu zmienisz swoje postępowanie.

Na wstępie chcę zaznaczyć, że analizowany przeze mnie problem dotyczy sytuacji, w której klient sam zgłasza się do ciebie z prośbą o wycenę. Teoretycznie proces jego pozyskania jest więc dużo łatwiejszy. W końcu jest zainteresowany twoją usługą/produktem. Nie musisz już generować u niego chęci/potrzeby jego zakupienia. Niestety nadal przebrnięcie przez proces ofertowania jest dużym wyzwaniem.

Wbrew temu co mogłoby się wydawać zapytanie ofertowe od startu projektu dzieli baaaardzo długa droga. W większości wypadków niestety nie do pokonania. Dlaczego? Zazwyczaj wstępnie zainteresowany twoimi usługami gubi się na którymś zakręcie. I wszelkie próby jego odnalezienia kończą się fiaskiem.

Zacznijmy może od początku, czyli wydzielenia etapów naszej drogi:

Nadesłanie przez potencjalnego klienta zapytania ofertowego.
Nawiązanie kontaktu, doprecyzowanie zapytania.
Wysłanie oferty.
Odpowiedź na ofertę.
Jeśli pozytywna podpisanie umowy, jeśli negatywna - podziękowanie i rozstanie.
Ustalenie szczegółów projektu - stworzenie specyfikacji.
Zatwierdzenie specyfikacji przez klienta i start projektu.

Wszystko wydaje się proste i logiczne, prawda? Niestety w 50% proces kończy się na punkcie 3. I teraz drodzy BIZNESMENI komunikat do was:

Czy naprawdę tak trudno udzielić odpowiedzi na pytanie zawarte w e-mailu z ofertą na temat terminu wyboru wykonawcy? Ba, tak trudno odpisać, że oferta nie spełnia waszych oczekiwań? Nie mieści się budżecie? UWAGA: My Accounci, Project Managerowie, New Bussiness Managerowi i im podobni nie obrażamy się, jeśli powiecie, że oferta wam się nie podoba. NAPRAWDĘ. A nawet będziemy wam wdzięczni, jeśli uzasadnicie swoją odpowiedź. Dzięki temu w przyszłości możemy zbudować lepszą, może nawet tańszą (!) ofertę dla kolejnego zainteresowanego. Jeśli nie odpiszesz, nie mam nawet pewności czy oferta dotarła (technologia zawodna rzecz, a człowiek nie jest nieomylny - literki w adresie mailowym się gubią, serwer nawala, mail jakimś cudem trafia do spamu).

Ok. Ja rozumiem, że gdy wysyłacie zapytanie powiedzmy do 20 firm to jakaś jedna odpowiedź może się zgubić, możecie o niej zapomnieć. Ale kiedy po 2 mailach przypominających nadal jej brak, no to sorry, ale dla mnie to już brak kultury.

Tak, wiem o czym mówię, bo sama byłam nie dawno po tej drugiej stronie. Organizowałam spore wydarzenie i szukałam wykonawców do różnych usług. I w tym bałaganie zdarzało mi się zapomnieć odpisać. Ale nigdy nie ignorowałam drugiej wiadomości, bo wiem jak ważny jest feedback w tym przypadku.

Nie wiem skąd w polskiej kulturze biznesowej wziął się zwyczaj, że brak odpowiedzi jest równy z odpowiedzią negatywną, że jeśli nie odpisałem tzn. że nie jestem zainteresowany (wpiszcie w Google frazę "milczenie oznacza..." i zobaczcie co wyjdzie. Głupio wam teraz?). I to nie tyczy się jedynie relacji B2B. Przyznajcie się, ile razy po rozmowie kwalifikacyjnej dostaliście negatywną informację zwrotną? A teraz porównajcie to do liczby zapewnień o tym, że nawet jeśli was nie wybiorą to się z wami skontaktują.

Czasami wydaje mi się, że niektórzy zapominają, że w firmach pracują ludzie, którzy mogą być ich potencjalnymi klientami. Że na rozmowy kwalifikacyjne także przychodzą potencjalni klienci. Nawet jeśli nie są oni nimi w tej chwili, mogą stać się nimi w przyszłości. Jeśli więc tak traktujesz ich teraz, nie zdziw się jeśli sytuacja się odwróci.

KARMA działa.

design

Inspiracje na październik

12:34

Po przerwie urlopowej serwuję wam porcję inspiracji, które dołączyły do mojej kolekcji zakładek w tym miesiącu (nigdy nie wiadomo co kiedy się przyda ;) ). Have fun!

1. Jimmysaysyes

Zaręczynowo/ślubne strony internetowe to coraz bardziej popularna forma zawiadomienia gości (i reszty świata) o planowanym weselu. Pozwalają one nie tylko na przekazanie mnóstwa informacji w niekonwencjonalny sposób (podzielenie się listą mile widzianych prezentów, wskazówkami dojazdu do lokalizacji przyjęcia, itd.), ale także usprawniają komunikację pomiędzy gośćmi a Młodą Parą.

Dziś podrzucam niebywale piękny przykład, który urzekł mnie:

prostym, minimalnym designem,
pięknymi zdjęciami,
pomysłem sklepu
oraz wykorzystania Pinteresta do przekazania dresscode'u.

2. Egnistill

Patrząc na tą stronę, aż chce się mieć te meble w swojej kuchni. Największa plusy dla designerów i koderów za:

typografię,
lekkość,
fotografie,
cudowne, subtelne animacje (mega paralaxy!),
spójność,
UX/UI.

3. Squarespace

Jeśli chcesz sprzedawać innym piękne strony internetowe, które mogą stworzyć na bazie oferowanych przez Ciebie szablonów w modelu subskrypcji, musisz zacząć od siebie. W tym przypadku powiedzenie "szewc w dziurawych butach chodzi" się nie sprawdzi.

Doskonałym przykładem jest strona squarespace.com. A jej największe plus wg mnie to:

zmienny pierwszy ekran (przy każdym odświeżeniu strony ładuje się inna opcja),
zawsze widoczne "call to action" (get started w prawym górnym rogu);
kolorowe backgroundy (jaka miała odmiana od wszędobylskiego białego! W dodatku squarespace udowadnia, że można stosować różne kolory na różnych podstronach i nadal zachować spójność);
typografia;
lekka forma;
świetnie wykorzystany motyw przenikania i paralaxy.

Jedyne do czego mogłabym się przyczepić to brak zafiksowanego odnośnika do menu (przy tak długiej stronie głównej przydałoby się, aby był on zawsze pod ręką).

4. Endeavour Capital

Strona Endeavour Capital zasługuje na wyróżnienie z co najmniej dwóch powodów: za zachowanie biznesowego charakteru, a jednocześnie ciekawą prezentację (co rzadko zdarza się w branży jaką reprezentuje) oraz wykorzystanie ciekawych rozwiązań. Ode mnie plusy za:

świetny, nietypowy slider,
typografię,
kolorystykę,
animację,
wersję mobilną (szczególnie sposób podania menu).

5. Szablon strony dla muzyka

Behance to kopalnia cudownych projektów, które często udostępniane są za darmo. Jednym z nich jest strona przygotowana przez Alexa Nikandrov'a oraz Viacheslav'a Olianishyn'a. Szablon zawiera wszystko to co potrzebne muzykowi - dyskografię z playerem, rozpiske trasy koncertowej z opcją zakupu biletów, blog i historię. A wszystko to podane w cudowny, nietypowy sposób. Nic tylko pobierać!

Ode mnie ogromne plusy za:

design - zastosowanie fotografii nie tylko jako przerywnik, ale także background sekcji, miniatur aktualności czy buttonów;
typografia - odważne zastosowanie przekreślenia, dobór fontów;
prezentacja video i dyskografii.

darmowe narzędzia

Czas to pieniądz, czyli kilka słów o time trackerach

09:33

Kiedy sprzedajesz swoje usługi, główną rzecz, którą bierzesz pod uwagę, jest czas jaki zajmie ci jej wykonanie. Zazwyczaj ma on decydujące znaczenie podczas wyceny. Sztuka szacowania to rzecz bardzo trudna. Im większe masz doświadczenie, tym szacunki stają się coraz bardziej dokładne. Jak nad tym zapanować i sprawdzić rentowność projektu? Po prostu mierz swój czas.

Na rynku znajdziemy mnóstwo time trackerów. Ja jednak postawiłam sobie za zadanie znalezienie najlepszego darmowego time trackera, który pozwoli mi na łatwy przegląd czasu spędzanego na każdym z projektów, przez każdą z osób, a przede wszystkim sprawi, że podliczanie minut spędzonych na każdym z tasków nie będzie wymagało dużego zaangażowania. Drugim moim celem było znalezienie narzędzia, które albo będzie można łatwo połączyć z którymś, które już używam (np. Trello, Redmine) albo pozwoli na jego zastąpienie. Tym samym pod lupę wzięłam 2 time trackery.

1. WudaTime

Do wypróbowania WudaTime skusił mnie świetny landing page. Użytkownik od razu wie z czym ma do czynienia. Co więcej, może liznąć nieco produktu zanim założy konto. Szczere gratulacja dla jego twórców.

Zalety WudaTime:

przewodnik po Wuda po założeniu konta;
prosty i intuicyjny interfejs;
raporty z filtrami i opcją eksportu do excela;
mierzenie czasu poprzez wciśnięcie play podczas realizacji tasku;
opcja szacowania czasu;
dostępność na wszystkich urządzeniach.

I to by było na tyle. Wuda jest świetna dla freelancera, który pracuje sam ze sobą i nie potrzebuje takich funkcjonalności jak:

Wady WudaTime:

brak checklist;
brak subtasków;
brak opcji ustawiania priorytetów;
brak opcji przypisywania osób do konkretnego tasku (jedynie do projektu)
brak komentarzy.

2. TrackingTime

Drugie z darmowych narzędzi na jakie się nadziałam to TrackingTime. Po stycznością z Wuda początkowo wydawało mi się, że znalazłam właśnie to czego szukałam. Tracking Time bowiem jest stanowczo bardziej rozbudowany, nadal jednak prosty w obsłudze.

Zalety TrackingTime:

dostępny jako aplikacja na komputery, smartfony i do przeglądarki;
świetnie zaprojektowany dashboard;
podział na typy użytkowników (admin, project manager, co-worker);
zakładka activity - czasy i zadania dla każdego z użytkowników w danym dniu;
świetne raporty z opcją eksportu do csv;
opcja ustawiania kosztów roboczogodziny dla każdego z projektów dostępna dla administratora;
projekty z przypisanym klientem, opisem i podstawowymi danymi kontaktowymi;
taski z podziałem na listy;
"to do" i komentarz w każdym z tasków;
opcja przypisywania tasków i przenoszenia ich do innych projektów;
szacowany czas, deadline, koszt roboczogodziny przy każdym z tasków;
opcja "liczony do kosztów" w każdym z tasków;
przypomnienia na deskopie co pół godziny, jeśli nie robisz aktualnie żadnego zadania;
opcja mierzenia czasu poprzez wciśnięcie play/stop/pauza.

Czego chcieć więcej? Już Wam mówię:

Wady TrackingTime:

połapanie się w interfejsie zajmuje chwilę;
brak priorytetów;
brak opcji dodawania załączników.

Na co się w końcu zdecydowałam?

Pozostanie przy Redmine. Dlaczego? Przecież to stare i brzydkie i mało intuicyjne. To prawda. Redmine trzeba się nauczyć i do niego przywyknąć, a mnogość opcji może przytłaczać. Jedak jego plastyczność również pozwala na wiele. Narzędzie to zasługuje na osobny artykuł, więc pozwólcie, że teraz nie będę się w nie zagłębiać.

Dla tych, którzy je znają podpowiem tylko, iż istnieją 2 dodatki, które przekonały mnie do zostania:

wtyczka do Chrome Redmine Extended, dzięki której tak jak w pozostałych dwóch przypadkach nie musicie już wpisywać godzin "z palca". Wystarczy wcisnąć play podczas realizacji taska;
Checklist plugin - napisany ładnych kilka lat temu, ale zgodny z najnowszymi wersjami oprogramowania. Dzięki temu subtaski są dużo lepiej widoczne i zoorganizowane.