Blog o zarządzaniu projektami w IT | Let's do IT: dokumenty

Darmowe narzędzia do zarządzania projektami cz.4 - Basecamp

14:29

Sukces = dobry brief

10:52

Brief to drogowskaz prowadzący do sukcesu. Jeśli jest dobrze postawiony i skonstruowany doprowadzi was i wasz zespół prosto do celu i sprawi, że wszyscy uczestnicy projektu na końcu drogi będą zadowoleni z efektu (oczywiście między startem a finishem mogą zdarzyć się jeszcze wyboje, ale o nich innym razem). Dlatego warto przyłożyć się do tego, aby był on jak najwyższej jakości.

Typ klienta a brief

Klientów można sklasyfikować według kilku kryteriów. Jednym z nich jest to jakiej jakości wytyczne nam dostarczają.

Typ 1 - Uczony urzędnik

Charakterystyka

Zazwyczaj pracownik marketingu dużej korporacji.

Wysłany przez niego brief ma co najmniej kilka stron, nie ważne jak rozległy jest projekt. Może to być nawet firmowa strona internetowa z 4 podstronami.

Używa formalnego języka. Czytając go masz wrażenie, że stworzył go urzędnik państwowy. Tym jednak co go od niego różni to nafaszerowanie fachowym słownictwem, którego się naczytał w internecie, robiąc research zalecony przez szefa. Niestety nie do końca ma pojęcie co ono oznacza, więc używa go nie poprawnie lub próbuje Cię edukować. Wśród zdań przesłanego przez niego briefu trafiają się takie kwiatki: "Strona powinna być zaprojektowana w stylu płaski design" lub "szukamy partnera handlowego, który przygotuje dla nas stronę internetową / serwis internetowy (ang.Microsite)".

Zalety i wady

+ wie czego chce, choć nie do końca potrafi to nazwać

+ zależy mu na projekcie - ten obszerny brief wymagał w końcu od niego sporo pracy

+ jest szczegółowy
- rzadko przyznaje się, że czegoś nie rozumie, co może prowadzić do nieporozumień

- zapytany o dodatkowe aspekty projektu nie zawarte w briefie często nie potrafi udzielić odpowiedzi

- stara się podważyć twoje kompetencje w dyskusji na temat przesłanego projektu (przecież on wie co dla jego biznesu najlepsze)

Typ 2 - Powściągliwy zagubiony

Charakterystyka

Typ reprezentowany zazwyczaj przez szefa małej firmy. Wiecznie zalatany, zajęty. On się nie zna, on chce po prostu ... (tu wstaw dowolne: stronę internetową, aplikację,itd). "Przecież to wy jesteście specjalistami" - to jego odpowiedź niemal na każde twoje pytanie wymagające doprecyzowania wytycznych. Najgorszy typ z możliwych. Nie dość, że sam nie dostarcza żadnego briefu to miga się od odpowiedzi na twoje pytania, nie mówiąc już o wypełnieniu szablonu.

Zalety i wady

Ten typ nie ma zalet. Jeśli tylko go rozpoznasz, uciekaj.

Typ 3 - Zdradliwy wielbiciel

Charakterystyka

Druga twarz właściciela niewielkiej firmy bądź jednoosobowej działalności, rzadko większej organizacji. Podobnie jak powściągliwy zagubiony nie do końca wie czego chce. Różnica polega jednak głównie na tym, że jest tak miły i tak ufa tobie i twojej agencji, że wie że zrobicie to dobrze. Więc zdaje się na Was. Tzw. "róbcie co chceta". I w tym momencie trafiłeś w śmiertelną pułapkę.

Zalety i wady

+przyjemny we współpracy, choć zazwyczaj jedynie w początkach

-pokazuje swoją drugą twarz już po wysłaniu pierwszego projektu, zazwyczaj rzucając zdaniem "ale mi wcale nie o to chodziło!", jeśli tak nie jest uważaj: trafiłeś na prawdziwego wielbiciela (z a z d r o)

- emocjonalny - ma problem z formułowaniem rzeczowych uwag, wykazuje tendencje do obrażania się i kłótni

Typ 4 - Kopista

Charakterystyka

Występuje na każdym ze stanowisk reprezentantów twoich klientów. Jego brief ogranicza się do 2 zdań: "Chcę stroną taką jak ta. Proszę tylko zmienić logo i kolory" (w najlepszym przypadku).

Zalety i wady

+jeśli jest istotą rozumną i wie co to "prawa autorskie" może wyjść z tego naprawdę fajny projekt

- jeśli nie, masz problem, bo każdą najmniejszą zmianę będzie bojkotował

Typ 5 - Klient marzenie

Charakterystyka

Jego pozycja w firmie nie ma znaczenia. Ważne, aby był na tyle decyzyjny, aby mógł podejmować najlepiej samodzielne decyzje na temat wyglądu i podstawowych funkcjonalności projektu. Dostarczony przez niego brief opisuje cele, charakteryzuje grupę odbiorców, mówi co chce osiągnąć przez swoją stronę, czym się wyróżnić, czego potrzebuje. Podaje przykłady stron, które mu się podobają wraz z opisem ulubionych elementów. Przede wszystkim jednak jest otwarty na propozycję i gotowy do dyskusji, a do tego kulturalny. A jeśli jeszcze orientuje się w nowych technologiach to już masz doczynienia z chodzącym ideałem! Niestety występuje w przyrodzie bardzo rzadko...

Zalety i wady

Brak wad. W końcu to klient marzenie ;)

Rola PM'a a brief

Niezależnie jaki typ klienta ci się trafi, twoim zadaniem jest wyciągnięcie od niego wszystkich informacji, których potrzebuje twój zespół do zrealizowania projektu. Im więcej ich uzyskasz, tym większe prawdopodobieństwo, że projekt zakończy się sukcesem. Przede wszystkim więc zadawaj pytania. Zarówno klientom jak i zespołowi. To oni w końcu wiedzą czego potrzebują.

Jak się do tego zabrać? Dobierz odpowiednią metodę w zależności od typu klienta.

Uczony urzędnik - upewnij się, że rozumie to co napisał. Jeśli tak, dopytaj o szczegóły o których zapomniał i rozpocznij projekt.

Powściągliwy zagubiony - uciekaj gdzie pieprz rośnie. To przypadek beznadziejny.

Zdradliwy wielbiciel - nie daj się zwieść jego słodkim oczkom i czułym słówkom. Wyciągnij od niego jak najwięcej szczegółów. W tym przypadku najłatwiej będzie zrobić to na spotkaniu face to face.

Kopista - Uświadom go w tematyce praw autorskich i roli oryginalności w biznesie. Jeśli uda Ci się go do tego przekonać, potem powinno już iść gładko. Proponuj pomysły inne niż wskazane przez niego, ale trzymające się tego trendu, kierunku czy stylistyki.

Klient marzenie - słuchaj go, rozmawiaj. Pomóż mu uporządkować jego myśli i pomysły prosząc o wypełnienie szablonu briefu.

Oczywiście typów jest znaczenie więcej, ponadto często występują mieszanki przedstawionych przeze mnie osobników. Pamiętaj więc, że indywidualne podejście to podstawa.

biurokracja

Darmowe narzędzia do zarządzania projektami cz.2 - Google Drive

10:25

Znaczna część z Was pamięta zapewne jeszcze czasy, kiedy pisma urzędowe, CV czy nawet magisterkę pisało się na maszynie bądź ręcznie. Trudno mi pojąć tą udrękę (w moim przypadku skończyło się na pracach domowych w gimnazjum). W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie, aby oddać któryś z tych dokumentów w takiej formie. To samo tyczy się wszelkich innych pism biznesowych.

Pan Spinacz z pakietu Office

Przez dłuższy czas większość z nas nie miała jednak wyboru i jej głównym narzędziem pracy był pakiet Microsoftu w wiecznej "próbnej wersji"(czy ktoś nie pamięta Pana Spinacza?). Na szczęście później na rynku pojawiły się darmowe pakiety, takie jak Open Office czy Libra Office i wreszcie mogliśmy pisać podanie o urlop w pełni legalnie ;).

Tak nagromadziły nam się na dysku setki folderów z setkami plików tekstowych, których odnalezienie niejednokrotnie stwarzało problemy. Prawdziwe pojawiały się jednak dopiero wtedy, gdy nasz komputer odmówił posłuszeństwa. Wraz z nim umierały bowiem często miesiące naszej pracy. Zawsze oczywiście można zabezpieczyć się tworząc kopię na pendrivie czy wysyłając ją na e-mail, aczkolwiek przy częstym aktualizowaniu treści jest stawało się to bardzo uciążliwe.

Dlatego też nie wyobrażam sobie życia i pracy bez Google Drive. Dzięki niemu możemy bowiem:

legalnie tworzyć pisma wszelkiego rodzaju - dokumenty, arkusze, prezentacje, rysunki,
edytować je w trybie online i offline - po podłączeniu do sieci wersja jest automatycznie aktualizowana,
pracować z kilkoma osobami na jednym pliku wymieniając się przy tym komentarzami,
przechowywać w bezpłatnej chmurze, do której mamy dostęp z każdego urządzenia podłączonego do sieci (od niedawna edytować je można także na urządzeniach mobilnych),
dzielić się nimi z innymi użytkownikami nadając im odpowiednie uprawnienia (edytowanie, tylko wyświetlanie, komentowanie),
wysyłać je w łatwy sposób jako załączniki do maila,
pobierać w najpopularniejszych formatach,
wracać do dowolnej wersji pliku.

O czym należy pamiętać używając Google Drive?

Porządkuj swoje pliki

Zawsze powtarzam, iż dobra organizacja pracy zwiększa jej wydajność. Dlatego staraj się, tak jak w przypadku plików offline, zachować porządek i tutaj. Twórz foldery na swoim dysku i wrzucaj do nich odpowiednie dokumenty. Najważniejszym lub najczęściej używanym nadawaj gwiazdki. Dzięki temu odnajdziesz je jednym kliknięciem.
Uważaj komu dajesz dostęp

Bądź czujny przy nadawaniu dostępu innym użytkownikom. W końcu nie chcesz, aby poufne dane wpadły w niepowołane ręce?
Pamiętaj, że odbiorca by edytować plik musi mieć konto GoogleWspółdzielenie i współedytowanie dokumentów to jedna z głównych zalet Google Drive. Pamiętaj jednak, że osoba, której udostępniasz plik, aby go edytować musi posiadać e-mail w domenie gmail (chyba, ze jest to konto firmowe podpięte pod Google).
Twórz szablony

Stwórz wzorcowy brief, ofertę i wycenę. Pozwolą ci one nie tylko na przyspieszenie twojej pracy (poprzez kliknięcie prawym przyciskiem i wybranie opcji "utwórz kopię" możesz powielić je w 2 sekundy), ale także zachować spójność wszystkich materiałów.
Nie ufaj słownikowi Google

Niestety słownik giganta w przypadku języka polskiego ma jeszcze wiele niedociągnięć. Zawsze sprawdzaj więc 2 razy swój dokument pod względem poprawności językowej i nie sugeruj się czerwonymi podkreśleniami, które czasami pojawiają się w nieodpowiednim miejscu lub nie pojawiają się wcale choć powinny.
Korzystaj z dodatków

Dokumenty od Google posiadają bardzo ubogi wybór czcionek. Wszystko to jednak rekompensują nam dodatkami, takie jak Extensis Fonts. Wśród innych dostępnych rozszerzeń znajdują się także m.in. kreator wykresów, rozpoznawanie mowy, słowniki, a nawet kreator cytatów z Biblii. Dodatki znajdziesz wchodząc w edycję dokumentu i wybierając z menu opcję dodatki.

Darmowe narzędzia do zarządzania projektami cz.4 - Basecamp

Aktywności w basecampie

Dyskusje

Zadania - to do

Basecamp w komunikacji z klientem

Inne zalety basecampa

Wady basecampa

Sukces = dobry brief

Typ klienta a brief

Typ 1 - Uczony urzędnik

Typ 2 - Powściągliwy zagubiony

Typ 3 - Zdradliwy wielbiciel

Typ 4 - Kopista

Typ 5 - Klient marzenie

Rola PM'a a brief

Jak się do tego zabrać? Dobierz odpowiednią metodę w zależności od typu klienta.

Darmowe narzędzia do zarządzania projektami cz.2 - Google Drive

O czym należy pamiętać używając Google Drive?

O mnie

co na fejsie?

Kategorie

Ostatnie posty

Archiwum

Popularne posty

Kontakt