Blog o zarządzaniu projektami w IT

Co robić, gdy klient cię !@#!!a?

13:53

Są takie chwilę, gdy masz ochotę wyjść z siebie i stanąć obok albo uderzyć go w twarz. Bo się spóźnia z odpowiedzią, a potem wymaga na już, wiecznie narzeka, przeczy sam sobie albo co gorsza - obraża ciebie lub twoją pracę, podważa twoje kompetencje. Jak wyjść z tej sytuacji z twarzą nie tracąc przy tym pracy, ale i szacunku dla samego siebie i klienta przy okazji (w końcu jakby nie patrzeć to część jego pieniędzy trafia do twojej kieszeni)?

Osobiście należę do osób bardzo impulsywnych i emocjonalnych. Wyprowadzenie mnie z równowagi naprawdę nie jest trudne. Dlatego podczas pracy z klientami musiałam nauczyć się radzić sobie ze swoją wybuchowością. Wprawdzie nie opanowałam jeszcze w pełni tej sztuki w relacjach na żywo (podczas rozmowy telefonicznej lub face to face), ale radzenie sobie z @#$**!! mailami mam w małym palcu. Oto kilka sztuczek, które nie tylko obniżą twoje ciśnienie po nieprzyjemnej wiadomości, ale także podniosą je twojemu rozmówcy - bez szkody dla ciebie.

1. Dziesięć głębokich oddechów i rzucenie mięsem

Mięsem rzucamy oczywiście jedynie pod nosem, w duchu bądź ewentualnie do komputera lub koleżanki przy biurku obok. Jak długo? Jakich słów używać? Ulubionych i ile wlezie. Aż nie pomoże. Przed przejściem do rzeczy proponuję jednak trochę głęboko pooddychać (nie bez powodu uczą tego w szkole rodzenia). Wówczas nasza litania może być trochę krótsza, na czym zyskają uszy kolegów z biura.

2. Muzyka jest lekiem na wszystko

W tym momencie zazdroszczę tym, którzy pracują zdalnie - wówczas puszczasz wieżę na full i skaczesz, aż nie zejdzie z ciebie cała złość. W biurze muszą wystarczyć ci słuchawki. Jaką muzykę polecam? Taką, która ci pomaga. Jedni wolą ćwierkanie ptaszków nad strumykiem, inni mocnego rocka. Ja w takich okolicznościach jestem zdecydowanie fanką tej drugiej opcji.

3. Dopiero teraz możesz odpowiedzieć

Nie wcześniej. Daj sobie co najmniej 15 min. Słowa wypowiedziane pod wpływem emocji zazwyczaj są najszczersze. Wszyscy o tym wiemy i dlatego tak trudno się z nich wycofać. W relacjach biznesowych szczerość ma jednak drugorzędne znaczenie (więcej na ten temat patrz tutaj).

Postaraj się, aby twoja odpowiedź była do bólu uprzejma. Nie wdawaj się w zbędne dyskusje. Zbywaj uwagi typu "Należałoby zadać pytanie co to !@#!! jest to coś co zostało wysłane w paczce?". Nie zniżaj się do poziomu twojego rozmówcy. Nie używaj wulgaryzmów, nie unoś się.

Okaż profesjonalizm i odpowiadaj jedynie na konkretne uwagi. Nie bój się przyznać do błędu, jeśli rzeczywiście leży on po twojej stronie. Broń boże nie rób jednak z siebie ofiary, nie pisz (!): "Jezu najmocniej przepraszam za to coś. Bardzo nam wstyd. W ramach zadośćuczynienia zrobimy Panu jeszcze jedną stronę za darmo". Są gusta i guściki, a klient nie zawsze ma rację. Nie bój się mu o tym powiedzieć. Najważniejsze żeby okazać spokój i zrobić to jak najbardziej kulturalnie.

4. Jestem oazą spokoju.Pierdolonym kurwa zajebiście wyciszonym kwiatem lotosu na zajebiście spokojnej tafli jebanego jeziora.

Do klienta ma dotrzeć tylko pierwsze zdanie z powyższego cytatu. Kiedy więc już napiszesz odpowiedź zapisz ją i zamknij. Idź po kawę, sprawdź pozostałe zadania i wróć do niej za 5-10 min. Przeczytaj jeszcze raz i przerób na łagodniejszą wersję. Czynność powtarzaj dopóty dopóki wiadomość nie zostanie ona wypruta z emocji. Im więcej razy będziesz miał do czynienia z taką sytuacja, tym mniej czasu będzie zajmował ci cały proces.

Uwierz nic nie wk***ia bardziej niż to, gdy ktoś nie reaguje na nasze emocje. :)

5. Jeśli nadal ci nie przeszło...

Czasami wkurw jest tak duży, że nawet kiedy uporasz się z odpowiedzią nosisz go w sobie jeszcze przez kilka godzin lub dni. Aby go wykurzyć stosuje wysiłek fizyczny - bieganie, siłownia, fitness, ścianka wspinaczkowa. Co kto lubi. Pamiętaj, wkurw ucieka razem z potem.

Inny sposób to wyżalenie się chłopakowi, kochankowi lub przyjaciółce. Jak kocha to wysłucha ;)

kierownik projektów

4 rzeczy, o których musisz pamiętać przejmując projekt.

11:33

Powodów przejęcia projektu od innego PM-a może być mnóstwo: choroba, dłuższy urlop, zmiana pracy, złe relacje z klientem, natłok obowiązków czy projektów. To tylko jedne z licznych okoliczności, które mogą doprowadzić do tego, że musisz zaopiekować się czyimś projektem. Jak poradzić sobie z zagrożeniami, które to ze sobą niesie?

Grunt to pozytywne nastawienie

Po pierwsze postaraj się nie panikować. Oczywiście przejmowanie projektu wiąże się z dużym stresem - znajdujesz się w nowej, nieznanej sytuacji. To tak jak wchodzenie spóźnionym na imprezę - wszyscy mają już zajęte miejsca i są po pierwszym drinku, a ty musisz odnaleźć wśród nich krzesło dla siebie.

Pytaj, pytaj i jeszcze raz pytaj

Aby zminimalizować stres i ryzyko wpadki, przeprowadzać dogłębną rozmowę z dotychczasowym managerem. Poproś o zaznajomienie cię z dokumentacją, aktualnym statusem projektu, zapoznaniem z zespołem i klientem. A także dowiedz się jakie problemy już występowały i co może stanowić ewentualne źródło konfliktu. Postaraj się jak najlepiej poznać swój nowy projekt.

Pomocna będzie także historia dotychczasowej korespondencji prowadzonej z klientem. Dzięki temu wyjdziesz z twarzą sytuacji, gdy klient będzie próbował wmówić ci, że pani Zet obiecała mu analizę SEO za darmo oraz nieograniczoną liczbę poprawek. W przypadku, gdy będzie powoływał się na rozmowę telefoniczną, powiedz, że niestety nie byłeś przy tej rozmowie, a poprzedni PM nie przekazał ci takich informacji. Jest ci przykro, ale niestety nie możesz nic z tym zrobić.

Zdobądź zaufanie

Ten punkt odnosi się zarówno do zespołu jak i klienta. Najlepszym sposobem na jego zdobycie jest porządne przyłożenie się do punktu drugiego. Nikt nie szanuje PM-a, który nie orientuje się w projekcie. Pamiętaj o konsekwencji, dobrej organizacji pracy i empatii, a wszystko powinno zakończyć się sukcesem.

Nie bój się wprowadzać zmian

Jeśli uważasz, że dotychczasowy system komunikacji stosowany w projekcie nie był dobrym rozwiązaniem, śmiało powiedz o tym zespołowi/klientowi. To samo tyczy się narzędzi czy metodologii. Przed podjęciem ostatecznej decyzji skonsultuj się z osobami zaangażowanymi w projekt. Twoje świeże spojrzenie może być dobre, ale niekoniecznie odpowiadać realiom. Pamiętaj, że nie wszystko jest zawsze takie, jakie wydaje się na pierwszy rzut oka.

bugs

Jak wykorzystać trello do testowania strony internetowej?

08:26

Testowanie to proces, dzięki któremu osiągamy pożądaną jakość. Ważne jest nie tylko to w jaki sposób sprawdzamy stronę, ale także jak zgłaszamy błędy. Dobry opis i ich organizacja nie tylko pozwolą nam uniknąć śmierci z rąk programisty (więcej na ten temat tutaj), ale także przyspieszą naprawę bugów i pozwolą nam na bieżąco śledzić postęp prac.

Moim faworytem narzędzia jest tutaj trello. Osobiście w pracy łączę wiele narzędzi. Zdarza się także, że dostosowując się do klienta przyłączam się pomiędzy nimi. Dlatego nie każdy projekt ma swój własny board w trello (więcej o organizacji boardów projektowych w trello przeczytacie tutaj).

Z tego powodu pokusiłam się o stworzenie boarda dedykowanego do zgłaszania bugów.

przykład karty w boardzie Testowanie

Zastosowałam tam kilka zasad mających ułatwić pracę. Mianowicie:

Każda karta ma w nazwie projekt oraz daną podstronę.
W opisie znajduje się link do podstrony.
Do każdej karty powinna być przypisana osoba, która ma za zadanie naprawić błędy.
Każda karta składa się z 2 checklist: Deskop i Mobile.
Każdy bug posiada opis, w razie potrzeby screen lub gif. Jeśli problem różni się w zależności od przeglądarki, także jej wersję.
Bugi w frontendzie mają label o kolorze fioletowym.
Bugi w backendzie mają label o kolorze żółtym.
Osoba, która rozpoczyna pracę nad naprawą błędów przesuwa kartę do kolumny "doing", po skończeniu do "done".

Zalety stosowania trello podczas zgłaszania błędów

błędy są posegregowane;
dzięki paskowi postępu widzimy ile jeszcze pozostało do zrobienia;
listy to do / doing / done pozwalają nam zorientować się co zostało do wdrożenia, co jest w trakcie, a co zostało ukończone;
wypisanie błędów w postaci checklisty ułatwia ich realizację (mamy pewność, że nic nie zostanie pominięte);
zastosowanie 2 rodzajów labelek umożliwia łatwe filtrowanie błędów ze względu na frontend i backend.

Narzędzia uzupełniające

Do porównywania projektu z realizacją na pewno przyda się Perfect Pixel.

Testowanie na różnych urządzenia ułatwi Screenfly, a robienie screenów czy nagrywanie krótkich filmików to robota dla Skitcha i Gyazo (więcej o wszystkich 3 poczytacie tutaj).

kariera

Jak zacząć pracę jako Project Manager?

15:23

Mało kto świadomie wybiera zawód Project Managera. Słyszeliście, aby jakiś przedszkolak mówił: "Jak będę duży to chcę zostać kierownikiem projektów!"? Project Managerem po prostu się staje. Ścieżka zawodowa prowadząca do tego stanowiska bywa bardzo zawiła. Zwłaszcza kiedy twoim celem jest praca w międzynarodowej korporacji. Dla chcącego nie ma jednak rzeczy niemożliwych!

Project Mangerzy potrafią naprawdę dobrze zarabiać. Według portalu wynagrodzenia.pl mediana wynosi blisko 7 tys. zł brutto (próba 4649). Wydaje się to całkiem okrągłą sumką. Niestety, aby nasze wynagrodzenie równało się tej kwocie, musimy mieć co najmniej 5 lat doświadczenia na stanowisku. Do tego znajomość praktyk, najlepiej potwierdzoną certyfikatem. Oczywiście nie bez znaczenia jest także miejsce zamieszkania. Największe kwoty padają bowiem w stolicy. Co zatem zrobić, aby rozpocząć swoją przygodę z zarządzaniem projektów?

Opcja nr 1 - Od specjalisty do PM-a

Chyba najczęściej spotykana ścieżka kariery. Zaczynasz od programowania, a następnie dzięki swojej charyzmie, zdolnością organizatorskim i komunikacyjnym, awansujesz na team leadera, a stąd już tylko krok dzieli cię od posady kierownika projektów. Przebycie tej drogi ma jedną stanowczą zaletę - doskonale rozumiesz tworzone przez twój zespół produkty oraz potrafisz komunikować się ze specjalistami. W końcu wyszedłeś z ich grona. Największe zadanie jakie stoi przed tobą to otworzenie się na inne aspekty projektu poza kodem oraz przełożenie języka programisty na język klienta. Przygotuj się także na dużo większą dawkę stresu niż na poprzednim stanowisku.

Opcja nr 2 - od stażysty do seniora

Zazwyczaj wybierają ją ludzie, którzy studiowali zarządzanie lub kierunki pokrewne (nie jest to jednak warunek konieczny! Przeważnie wystarczą tylko chęci). Jest to chyba najszybsza droga do zdobycia posady Project Managera. Dzięki rozpoczęciu pracy od stażu od razu przygotowujesz się do wykonywania konkretnych zadań i obowiązków oraz możesz podpatrzyć bardziej doświadczonych kolegów. Jaka pułapka kryje się tym razem? Duże firmy często nawet od stażystów wymagają choćby półrocznego doświadczenia na stanowisku. Małe agencje przyjmą Cię z otwartymi rękami, ale istnieje ryzyko, że pierwszych kilka miesięcy przepracujesz za darmo bądź za grosze. Przed podjęciem takiej współpracy koniecznie sprawdź opinie na temat działalności. Jeśli są pozytywne potraktuj bezpłatny staż jako inwestycję w siebie.

Co zrobić, aby zwiększyć swoje szanse w walce o stanowisko w dużej firmie?

Załóżmy, że masz już za sobą 3 lata pracy na stanowisku w kilkunastoosobowej agencji. Masz smaka na więcej. Co zatem zrobić, aby stać się bardziej atrakcyjnym dla pracodawcy?

Języki

Niestety płynna komunikacja po angielsku to w dzisiejszych czasach podstawa. Jeśli do tego masz na to certyfikat, świetnie! Władasz więc niż 2 językami? Plus dla ciebie.

Wykształcenie

O ile na początku kariery kierunek ukończonych studiów nie musi być przeszkodą, o tyle w dalszym etapie już tak. Dlatego pomyśl o studiach podyplomowych. To tylko rok, a może ci naprawdę wiele dać. Kolejnym krokiem będzie uzyskanie certyfikatu z konkretnej metodologii.

Referencje i kontakty

Dbaj o swoich byłych i obecnych klientów i pracodawców. Pamiętaj, że karma wraca i plotki szybko się rozchodzą. Każdy pracodawca chętnie przyjmie pracownika cieszącego się dobrą opinią u poprzedniego pracodawcy, a jeszcze lepiej gdy przyjdzie on z własną bazą klientów.

fuckup

10 kłamstw, które mówimy klientom

12:50

Od dzieciństwa wpaja się nam, że kłamstwo to coś złego. Z wiekiem uświadamiamy sobie jednak, że czasami warto wybrać je zamiast prawdy. Przekonują nas o tym nawet bajki - pamiętacie scenę z Shreka 2, kiedy dzięki długiemu nosowi Pinokia, Shrek, Kot i osioł uciekli z więzienia? Kiedy zatem warto okłamać klienta, a kiedy lepiej tego nie robić?

screen z filmu Shrek 2

Kłamstwo #1 - Jesteśmy prestiżową agencją działającą na rynku międzynarodowym.

Każdy z nas szukał kiedyś mieszkania. Nieraz spotkaliście się zatem z określeniami przytulne, w spokojnej okolicy, minimalistycznie urządzone (czyt. ciasne, na zadupiu, praktycznie bez mebli i wyposażenia). Wszyscy znamy te małe kłamstwa. Jednak nie są one szkodliwe. To te z rodzaju - pięknie Ci w tym blondzie! Jeśli, więc użyjesz tego stwierdzenia, gdy masz jednego angielskiego klienta i to kuzyna znajomego, wielkiej krzywdy nikomu nie zrobisz.

Kłamstwo #2 - Twoja aktualna strona jest całkiem nie zła, ale może być jeszcze lepsza!

Ludzie są bardzo czuli na punkcie swojego wyglądu, opinii o bliskich i własnych firmach. Tak jak nie warto mówić świeżo upieczonej matce, że jej noworodek ma zeza i odstające uszy, tak samo nie polecam mieszania z błotem aktualnej strony potencjalnego klienta.

Kłamstwo #3 - Wszystko idzie zgodnie z harmonogramem. Na pewno zdążymy na czas!

Tymczasem chodzisz po biurze tam i z powrotem próbując znaleźć rozwiązanie fuckupu, który pojawił się 2 dni przed deadlinem. Jeśli jesteś pewny, że nie zdążycie, koniecznie powiadom o tym klienta. Jednak zrób to dopiero, gdy uzyskasz 100% pewność. Nie wcześniej. Nie warto siać paniki. Jeśli jest to termin nie do przełożenia (np. premiera produktu, którego stronę wdrażasz), zatrudnij dodatkowe siły, zrób nadgodziny, cokolwiek. O tym akurat twój klient nie musi wiedzieć. Ważne by termin i jakość były dotrzymane.

Kłamstwo #4 - Przepraszam za brak kontaktu, ale mój telefon wpadł do toalety, a komputer spłonął w pożarze.

A pracę domową zjadł mi pies. Czasy podstawówki już nie wrócą. Powinieneś jednak wynieść stamtąd jedną nauczkę - w tej kwestii nie warto kłamać. Po pierwsze wszyscy wiedzą, że ściemniasz, po drugie tracisz w oczach klienta. Jeśli powód był naprawdę ważny (np. choroba, losowe wydarzenie osobiste, pilne zlecenie) powiedz prawdę. Gdy brak kontaktu wynika z twojego lenistwa bądź niechęci, zastanów się nad zmianą pracy bądź dłuższym urlopem.

Kłamstwo #5 - Jak to przelew nie doszedł? Przecież wysłałam go 3 dni temu.

Gołębiem pocztowym oczywiście. Masz problemy finansowe i nie możesz zapłacić podwykonawcy? Powiedz mu prawdę. Każdy z nas jest człowiekiem i niejednokrotnie był w podobnej sytuacji. Na pewno zrozumie. No chyba, że słyszy to od Ciebie już 5 raz.

P.S. Gdy wiesz, że nie zdążysz przed umówionym terminem poinformuj o tym wcześniej. Nie po jego upłynięciu.

Kłamstwo #6 - Do użycia tego koloru zainspirował nas charakter Państwa marki - silnej, niezależnej, popularnej.

Prawienie komplementów i lekkie koloryzowanie to nic złego. Nawet jeśli ten kolor to był ślepy strzał grafika.

Kłamstwo #7 - Niestety wdrożenie tej funkcjonalności nie jest wykonalne.

Przyznanie się do niewiedzy chyba boli najbardziej. W tej sytuacji mamy trzy wyjścia: 1. kłamiemy jak wyżej, 2. przyznajemy się, że nie potrafimy tego zrobić, 3. dowiadujemy się jak tego dokonać. Osobiście jestem zwolennikiem trzeciego rozwiązania. ;)

Kłamstwo #8 - Robiliśmy to już setki razy!

Tak naprawdę to będziesz naszym pierwszym klientem w tej dziedzinie.

Podjęcie się zlecenia sklepu internetowego z krótkim terminem wdrożenia, gdy nie masz doświadczenia w tej sferze to duże ryzyko. Dobrze zastanów się czy warto. W przypadku niepowodzenia ucierpi bowiem nie tylko twoja reputacja, ale także i sam klient.

Kłamstwo #9 - W naszej agencji pracują specjaliści z wieloletnim doświadczeniem.

Obecnie pracuje u nas 6 stażystów i 1 developer z 4-letnim doświadczeniem. Ponadto nasz grafik przez 5 poprzednich lat był tatuażystą.

Jeśli nie wpływa to na jakość twoich projektów nie ma w tym nic złego. Ludzie mogą być niedoświadczeni, ale zdolni. Gdy natomiast brakuje jednego i drugiego, radzę poszukać nowej kadry ;)

Kłamstwo #10 - Specjalizujemy się w technologiach ....

W miejscu wielokropka wpisz wszystko co aktualnie jest na topie. Najlepiej, żeby brzmiało jak najbardziej profesjonalnie, tak aby typowy klient nie potrafił tego rozszyfrować. Oczywiście ilość też ma znaczenie. Poniżej 5 pozycji jest słabo.

A tak serio. Z kłamaniem na stronie w tej kwestii jest tak jak z kłamaniem w CV. Prędzej czy później wypłynie, że twój płynny angielski ogranicza się do "Hi. How are you?".

czarna księga

Dlaczego nie należy zapominać o porażkach

15:39