6 złotych zasad zarządzania komunikacją mailową
18:21Pierwsza zasada kontaktu z klientem: wszystko miej na piśmie.
Nie ważne jak bardzo wydaje się uczciwy, jak miło wam się rozmawia i jak długo się znacie. Wszystkie ustalenia ustne potwierdzaj mailowo. Korzyści z tego jest wiele:- pamięć ludzka jest zawodna. a dzięki mailom zawsze możesz wrócić do uzgodnień,
- nikt nie wmówi Ci, że zostało coś obiecane, powiedziane inaczej - na wszystko zawsze masz potwierdzenie,
- dzięki pisaniu poprawiasz swoją pamięć - powtarzanie sprzyja przyswajaniu.
Na potrzeby tego artykułu załóżmy, że mail to twoja pierwsza broń. Oto kilka złotych zasad jak zachować porządek w skrzynce, tak aby odnalezienie maila sprzed 2 tygodni nie zajęło Ci 2 godzin.
- Pamiętaj o uzupełnieniu tematu
Po pierwsze, wysyłanie wiadomość bez uzupełnionego pola tematu jest niegrzeczne. Twój klient od początku -jeszcze zanim otworzyć e-mail - powinien wiedzieć z jakim problemem/zapytaniem się do niego zwracasz. Po drugie, dzięki temu tobie będzie łatwiej odnaleźć się w skrzynce. - Pisz tematy według schematu
Sama stosuję następujący: [projekt] [nazwa problemu] . Dzięki temu wypadasz profesjonalnie (brzmi to dużo lepiej niż "nowa wersja strony głównej"), a twoja skrzynka odbiorcza wygląda przejrzyściej i nawet w przypadku prowadzenia kilku projektów dla jednego klienta, wiesz którego z nich dotyczy wiadomość. - Nowy temat = nowy e-mail
Kiedy dyskusja jest dość dynamiczna często przeistacza się w jeden ogromny wątek, którego koniec odnosi się do całkiem innego zagadnienia niż początek. Twoim zadaniem jest moderowanie dyskusji i dbanie o to, aby każdy problem był omawiany w innym wątku. - Kataloguj wiadomości
Jeśli używasz jednego z tradycyjnych programów do zarządzania pocztą, zapewne posiadasz opcję tworzenia folderów. Skorzystaj z niej i utwórz folder dla każdego projektu, w którym będziesz przechowywał e-maile go dotyczące. Jeśli tak jak ja, używasz gmaila, do tego celu wykorzystaj etykiety. Nie tylko dodadzą one nieco koloru, ale także pomogą Ci szybciej odnaleźć konkretne informacje. - Stosuj inbox zero
Czysta skrzynka to czysty i wydajny umysł. Archiwizuj swoje wiadomości bądź przenoś je do folderów zaraz po zakończeniu dyskusji. Zobaczysz, że staniesz się bardziej efektywny. - Przypinaj gwiazdki
Gwiazdki to jedna z lepszych opcji zaproponowanych przez gmaila. Każdej gwiazdce możesz nadać własne znaczenie - do przeczytania. do przekazania, do sprawdzenia, do odpisania, itd. Możliwości jest nieskończenie wiele.
0 komentarze