Darmowe narzędzia do zarządzania projektami cz.2 - Google Drive

Przez dłuższy czas większość z nas nie miała jednak wyboru i jej głównym narzędziem pracy był pakiet Microsoftu w wiecznej "próbnej wersji"(czy ktoś nie pamięta Pana Spinacza?). Na szczęście później na rynku pojawiły się darmowe pakiety, takie jak Open Office czy Libra Office i wreszcie mogliśmy pisać podanie o urlop w pełni legalnie ;).

Tak nagromadziły nam się na dysku setki folderów z setkami plików tekstowych, których odnalezienie niejednokrotnie stwarzało problemy. Prawdziwe pojawiały się jednak dopiero wtedy, gdy nasz komputer odmówił posłuszeństwa. Wraz z nim umierały bowiem często miesiące naszej pracy. Zawsze oczywiście można zabezpieczyć się tworząc kopię na pendrivie czy wysyłając ją na e-mail, aczkolwiek przy częstym aktualizowaniu treści jest stawało się to bardzo uciążliwe.

Dlatego też nie wyobrażam sobie życia i pracy bez Google Drive. Dzięki niemu możemy bowiem:

• legalnie tworzyć pisma wszelkiego rodzaju - dokumenty, arkusze, prezentacje, rysunki,
• edytować je w trybie online i offline - po podłączeniu do sieci wersja jest automatycznie aktualizowana,
• pracować z kilkoma osobami na jednym pliku wymieniając się przy tym komentarzami,
• przechowywać w bezpłatnej chmurze, do której mamy dostęp z każdego urządzenia podłączonego do sieci (od niedawna edytować je można także na urządzeniach mobilnych),
• dzielić się nimi z innymi użytkownikami nadając im odpowiednie uprawnienia (edytowanie, tylko wyświetlanie, komentowanie),
• wysyłać je w łatwy sposób jako załączniki do maila,
• pobierać w najpopularniejszych formatach,
• wracać do dowolnej wersji pliku.

O czym należy pamiętać używając Google Drive?

1. Porządkuj swoje pliki
   
   Zawsze powtarzam, iż dobra organizacja pracy zwiększa jej wydajność. Dlatego staraj się, tak jak w przypadku plików offline, zachować porządek i tutaj. Twórz foldery na swoim dysku i wrzucaj do nich odpowiednie dokumenty. Najważniejszym lub najczęściej używanym nadawaj gwiazdki. Dzięki temu odnajdziesz je jednym kliknięciem.
2. Uważaj komu dajesz dostęp
   
   Bądź czujny przy nadawaniu dostępu innym użytkownikom. W końcu nie chcesz, aby poufne dane wpadły w niepowołane ręce?
3. Pamiętaj, że odbiorca by edytować plik musi mieć konto GoogleWspółdzielenie i współedytowanie dokumentów to jedna z głównych zalet Google Drive. Pamiętaj jednak, że osoba, której udostępniasz plik, aby go edytować musi posiadać e-mail w domenie gmail (chyba, ze jest to konto firmowe podpięte pod Google).
4. Twórz szablony
   
   Stwórz wzorcowy brief, ofertę i wycenę. Pozwolą ci one nie tylko na przyspieszenie twojej pracy (poprzez kliknięcie prawym przyciskiem i wybranie opcji "utwórz kopię" możesz powielić je w 2 sekundy), ale także zachować spójność wszystkich materiałów.
5. Nie ufaj słownikowi Google
   
   Niestety słownik giganta w przypadku języka polskiego ma jeszcze wiele niedociągnięć. Zawsze sprawdzaj więc 2 razy swój dokument pod względem poprawności językowej i nie sugeruj się czerwonymi podkreśleniami, które czasami pojawiają się w nieodpowiednim miejscu lub nie pojawiają się wcale choć powinny.
6. Korzystaj z dodatków
   
   Dokumenty od Google posiadają bardzo ubogi wybór czcionek. Wszystko to jednak rekompensują nam dodatkami, takie jak Extensis Fonts. Wśród innych dostępnych rozszerzeń znajdują się także m.in. kreator wykresów, rozpoznawanie mowy, słowniki, a nawet kreator cytatów z Biblii. Dodatki znajdziesz wchodząc w edycję dokumentu i wybierając z menu opcję dodatki.