Dlaczego aplikacje do zarządzania projektami nie działają?

Podczas swojej pracy na stanowisku Project Managera miałam do czynienia z kilkoma aplikacjami do zarządzania projektami: Basecamp, Trello, Invision, Redmine, Google Calendar. W międzyczasie przyglądałam się także Producteev. Zawsze jednak okazywało się, że to nie jest to czego szukamy. Po którejś próbie zaczęłam się jednak zastanawiać czy błąd, aby na pewno tkwi w samym narzędziu czy raczej w sposobie jego korzystania.

Zacznijmy od tego, że nie istnieje gotowe narzędzie idealne. Zawsze mu czegoś brak - jak nie nadawanie odpowiednich statusów, to checklist bądź podliczania czasu pracy, najlepiej w sposób automatyczny. Zawsze jest COŚ. Jeśli jednak nie mamy zasobów do zbudowania własnego rozwiązania, musimy oprzeć się na gotowcu i zdecydować, które funkcję są dla nas niezbędne, które mile widziane, a bez których możemy się obejść lub uzupełnić je innym narzędziem.

Zazwyczaj jednak po podjęciu decyzji o zmianie aplikacji, po czasie stwierdzamy, że to nadal nie TO. Dlaczego?

1. Nie potrafimy z niego korzystać

Myślę, że to najczęstszy powód. Gdy twórcy narzędzia nie dbają o to, aby na początku zaznajomić użytkownika ze wszystkimi dostępnymi możliwościami, on sam też nie będzie ich zawzięcie zgłębiał. Do niektórych może wręcz nie dotrzeć nigdy. Do tego bowiem potrzebny jest czas, a po to wprowadzamy narzędzie, aby ten czas oszczędzić. W ten sposób może nie znaleźć funkcji, których pozornie mu brakuje.

Rada: Zadbaj o to, aby każdy pracownik był przeszkolony z używania aplikacji.

2. Nie, bo nie.

Zazwyczaj słyszę to od kolegów, którzy nie lubią zmian i tak przywykli do starego systemu, że każdą nową propozycję z góry odrzucają.

Rada: Pokaż im w czym to oprogramowanie lepsze jest od dotychczasowego.

3. Nieprzyjazny interfejs.

Aplikacja jest brzydka, nieintuicyjna - tak to może być bariera nie do przeskoczenia. Przynajmniej dla niektórych. Dla mnie ważniejsze jest, że działa. Reszta to kwestia przyzwyczajenia.

Rada: Albo się przyzwyczajasz, albo dostosowujesz - jeśli to możliwe, albo rezygnujesz.

4. Aplikacja nie rozwija się.

Doskonałym przykładem jest tutaj Basecamp, który przez dłuższy czas nie wprowadzał żadnych aktualizacji - łącznie z przestarzałym layoutem. Najwidoczniej użytkownicy musieli zacząć uciekać, gdyż pojawiła się właśnie nowa wersja - Basecamp 3 (sam numer wersji w stosunku do długości działalności - 12 lat - powinien Wam wiele powiedzieć). W opozycji można natomiast postawić Invision, który co rusz zaskakuje nas nowymi świetnymi funkcjonalnościami.

Dlaczego to takie ważne? 

Rynek oprogramowań niezmiernie szybko się rozwija. Co chwilę pojawiają się nowe, lepsze rozwiązania. Jeśli zatem nie chcesz zostać w tyle, to twoi użytkownicy muszą widzieć, że prężnie podążasz do przodu.